GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ DO HỘI NHẬP CUNG CẤP
I. NỘI DUNG
• Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt: In biên nhận thanh toán gởi cho khách hàng, trên biên nhận có số tham chiếu (số này khách hàng tra cứu để tải hóa đơn điện tử hoặc in hóa đơn điện tử trực tiếp từ Website do Hội Nhập cung cấp sau khi quý công ty phát hành hóa đơn điện tử). Từ phần mềm ký hóa đơn điện tử chọn phiếu biên nhận thực hiện KÝ hóa đơn (sử dụng chữ ký số) và PHÁT HÀNH hóa đơn điện tử (số hóa đơn sẽ được cấp tự động), phần mềm ký hóa đơn sẽ upload dữ liệu liên quan hóa đơn lên mạng internet, sau đó khách hàng truy cập Website do Hội Nhập cung cấp để tải hoặc in hóa đơn điện tử.
• Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: Từ phần mềm ký hóa đơn điện tử do Hội Nhập cung cấp, chọn phiếu, thực hiện KÝ hóa đơn (sử dụng chữ ký số) và PHÁT HÀNH hóa đơn điện tử (số hóa đơn sẽ được cấp tự động), phần mềm ký hóa đơn sẽ tự động gởi mail thông báo cho khách hàng thông tin số hóa đơn, ký hiệu, mã số xác nhận, file hóa đơn điện tử đính kèm và upload dữ liệu liên quan hóa đơn lên mạng internet, sau khi nhận mail từ quý công ty, khách hàng truy cập Website do Hội Nhập cung cấp để tải hoặc in hóa đơn điện tử.
• Thuật toán KÝ điện tử dựa vào chữ ký số và hiển thị trong file XML.
• Xử lý hủy hóa đơn điện tử.
• Xử lý thay thế hóa đơn điện tử hủy.
• Sau khi KÝ điện từ và phát hành hóa đơn chuyển số liệu liên quan hóa đơn điện tử chi tiết lưu vào database Ms SQL Server vận hành trên mạng internet để khách hàng tra cứu hoặc chức năng upload file hóa đơn điện tử dạng PDF lên hosting.
• Cung cấp trang website để tra cứu thông tin hoặc download hóa đơn điện tử dạng file PDF, Excel, Word, … hoặc in trực tiếp máy in.
• Cung cấp mẫu hóa đơn điện tử.
• Cung cấp file thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Quý công ty tự đăng ký với cơ quan thuế).
II. GIẢI PHÁP
GIẢI PHÁP 1: SỬ DỤNG BATABASE SQL TRUNG GIAN (Dùng cho quý công ty kế thừa số liệu hóa đơn từ phần mềm khác)
• Phần mềm khác sẽ xuất dữ liệu liên quan đến hóa đơn sang Database SQL trung gian
• Hội Nhập lấy dữ liệu từ Database SQL trung gian để KÝ và PHÁT HÀNH hóa đơn điện tử
• Hội Nhập cập nhật số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn vào Database SQL trung gian
• Phần mềm khác sẽ lấy thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn Hội Nhập cung cấp từ Database SQL trung gian để cập nhật vào dữ liệu kế toán
GIẢI PHÁP 2: SỬ DỤNG FILE TRUNG GIAN EXCEL (Dùng cho quý công ty kế thừa số liệu hóa đơn từ phần mềm khác)
• Phần mềm khác sẽ xuất dữ liệu liên quan đến hóa đơn thành File dữ liệu dạng EXCEL hoặc khách hàng tự nhập, mỗi một hóa đơn là một File EXCEL (cấu trúc file EXCEL chuẩn)
• Hội Nhập nhận File EXCEL thực hiện KÝ và PHÁT HÀNH hóa đơn điện tử
• Hội Nhập cập nhật số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn vào File EXCEL và gởi lại công ty cung cấp phần mềm
• Phần mềm khác sẽ lấy thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn Hội Nhập cung cấp từ File EXCEL để cập nhật vào dữ liệu kế toán
GIẢI PHÁP 3: SỬ DỤNG FILE TRUNG GIAN CÓ ĐỊNH DẠNG XML DO HỘI NHẬP CUNG CẤP (Dùng cho quý công ty kế thừa số liệu hóa đơn từ phần mềm khác)
• Phần mềm khác sẽ xuất dữ liệu liên quan đến hóa đơn thành File dữ liệu dạng XML, một File XML có thể nhiều hóa đơn
• Hội Nhập nhận File XML thực hiện KÝ và PHÁT HÀNH hóa đơn điện tử
• Hội Nhập cập nhật số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn vào File XML và gởi lại công ty cung cấp phần mềm
• Phần mềm khác sẽ lấy thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn Hội Nhập cung cấp từ File XML để cập nhật vào dữ liệu kế toán
GIẢI PHÁP 4: SỬ DỤNG TRÊN PHẦN MỀM HỘI NHẬP CUNG CẤP
• Hội Nhập sẽ cung cấp phần mềm trọn gói từ khâu nhập liệu, hạch toán đến khâu Ký và phát hành hóa đơn điện tử