I. Đặc điểm chung
II. Các phân hệ
1. Phân hệ quản trị hệ thống
• Kiểm soát, quản lý, phân quyền truy cập ứng dụng
• Thiết lập thông số ban đầu, cung cấp các công cụ bảo trì, kiểm tra số liệu
• Thiết lập hệ thống danh mục (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng tồn kho, …)
• Cung cấp công cụ lưu trử và phục hồi số liệu
2. Phân hệ quản trị sản xuất
Hệ thống phải đảm bảo kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất từ khâu nhận đơn hàng, kiểm tra vật tư, nhân công đủ để cung ứng đơn hàng hay không, sau đó thông báo cho các phòng ban liên quan về tình trạng đơn hàng để các phòng ban tham gia phối hợp thực hiện đơn hàng hiệu quản nhất. Các chức năng cơ bản :
• Quản lý đơn hàng bán.
• Quản lý đơn hàng mua.
• Quản lý định mức.
• Quản lý chính sách giá.
• Quản lý báo giá.
• Theo dõi tiến độ thực hiện và giao hàng theo đơn hàng.
• Kết nối với các phòng ban để kế thừa và trao đổi thông tin.
• Khi phát sinh đơn hàng bán phòng kinh doanh nhập thông tin (Mặt hàng, số lượng, đơn giá, khách hàng, ….), chương trình dựa vào định mức thiết lập sẳn dự báo nhu cầu sử dụng vật tư, nhân công, máy móc thiết bị. Nếu nhu cầu được đáp ứng thì sẽ chuyển qua ban lãnh đạo duyệt (giá bán, giá vốn, lãi lỗ đơn hàng đó), sau đó tiến hành báo giá. Trường hợp nhu cầu không đủ thì sẽ chuyển qua phòng vật tư.
• Phòng vật tư nhận yêu cầu từ phòng kinh doanh bằng phiếu “Yêu cầu cung cấp vật tư”, phòng vật tư sẽ truy xuất báo giá của tất cả các nhà cung cấp để chọn ra nhà cung cấp vật tư giá thấp nhất. Sau khi chọn xong thì chuyển cho ban lãnh đạo duyệt và chuyển cho phòng kinh doanh để báo giá cho khách hàng.
• Sau khi chuẩn bị đủ vật tư, nhân công, máy móc thiết bị và sự chấp nhận về giá của khách hàng thì đơn hàng sẽ chuyển về phòng kế hoạch để triển khai đơn hàng.
• Phòng kế toán theo dõi vật tư nhập, vật tư xuất, chi phí, cũng như hàng sản xuất ra và giao cho từng đơn hàng cụ thể để theo dõi doanh thu, chi phí, lãi lỗ thực tế từng đơn hàng.
• Phòng kế toán cũng chi nhận cụ thể hàng xuất ra cho từng đơn hàng để theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng.
• Trên cơ sở đó ban lãnh đạo theo dõi kịp thời, kiểm soát chặt chẽ quy trình, phát hiện ngay khâu nào gây ra chậm trể tiến độ để có biện pháp xử lý.
• Ban lãnh đạo kiểm soát tiến độ thực hiện đơn hàng từ khâu sản xuất đến khâu giao hàng.
• Phân tích được chi phí quản lý, chi phí sản xuất, doanh thu và hiệu quả từng đơn hàng....
3. Quản lý báo giá
• Lập và quản lý thông tin chi tiết báo giá (Số, ngày báo giá, khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá bán, thuế VAT, phí giao hàng, hình thức giao hàng, nơi giao hàng, nơi nhận hàng, ... ).
• Lưu trữ toàn bộ báo giá.
• Thống kê báo giá theo khoảng thời gian bất kỳ.
• Đối chiếu các báo giá đã có đơn đặt hàng, chưa có đơn đặt hàng, ...
4. Quản lý đơn đặt hàng
• Lập và quản lý thông tin chi tiết đơn hàng (Số đơn hàng, ngày phát hành, khách hàng, thời hạn giao hàng, nhân viên theo dõi, mặt hàng, số lượng, giá bán, thuế VAT, phí giao hàng...).
• Khi lập đơn hàng có thể sử dụng thông tin báo giá nhằm tiết kiệm thời gian.
• Lưu trữ toàn bộ đơn hàng.
• Thống kê đơn hàng theo khoảng thời gian bất kỳ.
• Phân tích, thống kê đơn hàng đã thực hiện, chưa thực hiện, tiến độ thực hiện cho từng đơn hàng.
5. Bán hàng
• Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi doanh thu bán hàng theo bộ phận kinh doanh / theo nhân viên bán hàng / theo vùng / theo mặt hàng / nhóm hàng / hợp đồng / theo đơn đặt hàng.
• Tính thuế VAT và các khoản giảm trừ, chiết khấu, khuyến mãi, ...
• Quản lý chính sách giá theo từng đại lý nhiều cấp, theo từng khách hàng,…
• Theo dõi hàng bán bị trả lại, hàng gửi bán (tại các đại lý, cửa hàng, …)
• Theo dõi dịch vụ kèm theo: vận chuyển, bốc xếp…
• Theo dõi công nợ khách hàng theo từng hoá đơn / thời gian thanh toán / nợ quá hạn/ tính lãi do chậm thanh toán. Đánh giá khả năng thanh toán khách hàng, phân tích thời gian công nợ, tuổi nợ từng khách hàng
6. Mua hàng
• Theo dõi mua hàng theo từng mặt hàng / nhóm hàng / khách hàng / đơn đặt hàng / kho nhập.
• Hàng mua trả lại cho nhà cung cấp (kém phẩm chất, hư hỏng do vận chuyển,…)
• Theo dõi chi phí mua hàng, vật tư (thuế, vận chuyển, bảo hiểm, …)
• Theo dõi nghiệp vụ mua hàng trả chậm hay thanh toán ngay, …
• Theo dõi hạn thanh toán của từng phiếu nhập mua
• Tính thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào
• Theo dõi công nợ phải trả cho từng nhà cung cấp theo từng hóa đơn
7. Chiết khấu - Khuyến mãi - Giảm giá
• Cho phép người dùng linh động thiết lấp các chương trình khuyến mãi, chương trình chiết khấu, chương trình giảm giá theo từng khu vực, từng khách hàng, từng mặt hàng, từng nhóm hàng, từng thời điểm.
• Cho phép thiết lập các chương trình khuyến mãi, chiết khấu, giảm giá đa dạng phong phú (khuyến mãi bằng hàng, bằng tiền, bằng hàng hóa mua ngoài, ...), dựa trên số lượng hàng mua, giá trị mua hàng.
• Tự động tính khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu theo chương trình thiết lập sẵn khi lập hóa đơn.
• Thống kê hàng khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu theo khoảng thời gian bất kỳ.
8. Thanh toán công nợ mua hàng
• Chi tiền mua hàng theo từng hóa đơn, từng toa bằng tiền mặt, chuyển khoản.
• Phân tích công nợ mua hàng theo từng hóa đơn, từng toa, thời gian nợ, tuổi nợ, ...
9. Thu công nợ bán hàng
• Thu tiền bán hàng theo từng hóa đơn, từng toa bằng tiền mặt, chuyển khoản
• Phân tích công nợ bán hàng theo từng hóa đơn, từng toa, thời gian nợ, tuổi nợ, ....
• In thư đối chiếu công nợ khách hàng.
10. Quản lý hàng tồn kho
• Quản lý quá trình xuất nhập tồn vật tư hàng hóa, quá trình luân chuyển nội bộ.
• Theo dõi hạn mức tồn kho tối thiểu và tối đa
• Theo dõi và đánh giá tình hình hàng tồn kho: hàng nhanh hoặc chậm luân chuyển, theo từng kho, từng mặt hàng, từng nhóm hàng.
• Theo dõi và đánh giá chất lượng sản phẩm của từng nhà sản xuất.
• Quản lý hàng hư hỏng, thiếu hụt trong quá trình sản xuất, hàng bán bị trả lại.
• Phương thức tính giá hàng xuất: đích danh, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO,…
• Quản lý chi tiết từng chủng loại sản phẩm, từng công đoạn, từng qui cách, từng vị trí kệ chứa
• Mặt hàng (Size, màu, mạ băng, ...)
• Qui cách đóng gói (Thùng chính, thùng tạm, block, IQF, ...)
• Kho (vị trí kệ)
• Đơn hàng
• Lệnh sản xuất
• Sơ đồ kho : Dựa vào số liệu hàng tồn kho theo từng vị trí kệ ERP.NET tự động trình bày dưới dạng sơ đồ theo từng dãy, từng kệ, từng ô, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, quản lý và kiểm soát
11. Kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính và sổ sách kế toán
• Hạch toán các chứng từ nội bộ : Kết chuyển lương, trích khấu hao tài sản cố định - công cụ dụng cu, phân bổ chi phí
• Tổng hợp số liệu chi tiết từ tất cả các phân hệ kế toán
• Lập sổ sách và báo cáo kế toán, báo cáo tài chínhPhân tích doanh thu, chi phí tổng hợp và chi tiết
• Phân bổ, kết chuyển, khóa sổ cuối tháng
12. Kế toán thuế giá trị gia tăng
• Tổng hợp số liệu chi tiết từ tất cả các chứng từ hạch toán có kê khai tài khoản thuế GTGT đầu vào (Tk 133) để lập bảng kê GTGT Mẫu 03, Mẫu 05.
• Tổng hợp số liệu chi tiết từ tất cả các chứng từ hạch toán có kê khai tài khoản thuế GTGT đầu ra (Tk 3331) để lập bảng kê GTGT Mẫu 02.
• Tổng hợp số liệu chi tiết từ tất cả các chứng từ mua hàng của nông dân để lên bảng kê “mua hàng nông lâm, thuỷ hải sản – Mẫu 04”
• Lập tờ khai thuế GTGT Mẫu 01
• Xuất số liệu từ chương trình vào phần mềm quản lý mã vạch hai chiều (HTKK2.0) của tổng cục thuế
13. Kế toán vốn bằng tiền
• Theo dõi thu, chi, thanh toán và số dư tức thời của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay của từng tài khoản ở từng ngân hàng.
• Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, L\C, hóa đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí.
• Hạch toán và theo dõi đa tiền tệ (VND, USD, …)
14. Kế toán tài sản cố định – công cụ dụng cụ
• Xác định nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nguồn vốn, thời gian khấu hao, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng và mục đích sử dụng của từng loại TSCĐ
• Tình hình tăng giảm và lý do tăng giảm TSCĐ: biên bản tăng giảm TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.
• Theo dõi TSCĐ vô hình : nhãn hiệu hàng hóa, chuyển giao công nghệ.
• Tính và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ vào các đối tượng sử dụng TSCĐ.
• Phương pháp khấu hao: khấu hao tuyến tính, khấu hao nhanh, hay thực tế, …
• Chuyển giao số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
• Hạch toán và theo dõi đa tiền tệ (VND, USD, …)
15. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm
• Tâp hợp tất cả chi phí nguyên vật liệu (TK 621), nhân công (TK 622), chi phí sản xuất chung (TK 627)
• Xác định sản phẩm nhập kho trong kỳ
• Loại giá thành :
1. Tính giá thành sản phẩm doanh nghiệp sản xuất
2. Tính giá thành sản phẩm doanh nghiệp đưa đi gia công
3. Tính giá thành sản phẩm doanh nghiệp nhận gia công
• Phương pháp tính :
1. Phương pháp trực tiếp : Chi phí nguyên vật liệu đưa trực tiếp vào từng sản phẩm, chi phí nhân công – chi phí sản xuất chung phân bổ theo tiêu thức doanh nghiệp tự lựa chọn (Số lượng, giá trị nguyên vật liệu chính, ….)
2. Phương pháp sản phẩm hoàn thành tương đương : Đánh giá tỷ lệ sản phẩm dở dang cuối kỳ, xác định đơn giá sản phẩm hoàn thành tương đương, thiết lập tỷ lệ để phân bổ giá thành hợp lý cho từng sản phẩm
3. Phương pháp giá thành kế hoạch : Đánh giá tỷ lệ sản phẩm dở dang cuối kỳ, xác định đơn giá sản phẩm hoàn thành tương đương, thiết lập tỷ lệ để phân bổ giá thành hợp lý cho từng sản phẩm
